Электронное делопроизводство как фундамент преуспевания

4 февраля 2014 Новости  Нет комментариев

Информация — фундамент преуспевания. Благосостояние любой компании и её способность превзойти конкурентов основаны на навыках эффективно сортировать, обрабатывать, сохранять и внедрять в производственные процессы нужные данные. Компания, осуществляющая делопроизводственную работу на обыкновенной бумаге, встречается с проблемой хранения и работы со сформированными делами. Её следствие — вопрос размещения необходимой документации на небольшой территории офиса, обработки дел и документации, отданной на хранение, отбор требуемых сведений.

Наилучший выход из положения — заключить контент в электронный носитель. Цель создания такого архива — переход от огромного количества традиционной документации в компактные электронные аналоги. Новшество характеризуется простотой и оперативностью действий. Инновации дают возможность применять в системе автоматизированного архива электронные подписи. Это обеспечивает идентичность находящихся в электронных версиях документов. Данный подход особенно актуален для финансистов и банковских структур.

В современной компании электронное делопроизводство содействует выполнению намеченного бизнес-плана, повышению производительности, увеличению валового продукта. При этом используются последние достижения в ИТ-технологиях, компьютерной техники и электроники.

Преимущества электронного ведения документации подразумевает сокращение времени, необходимого на работу с бумажными носителями посредством автоматизации, внедрение самых передовых методов управления фирмой. Электронные каталоги обеспечивают доступ к информации гораздо быстрее, чем их бумажные аналоги.

А насколько сложно изменить привычную бумажную систему на электронную? Технически легко. Можно самим создать электронные документы и наладить их обмен.

Обмен электронной информацией становится всё более популярным. Теперь крайне выгодна автоматизация делопроизводства в системах госуправления. Здесь проводились всевозможные исследования. Их итоги – та прибыль и достижения, которые приносит делопроизводство и архив электронного образца.

Электронный документооборот происходит по принципу бумажного. Подчинённая организация получает разосланные вышестоящими подразделениями указания и распоряжения, принимая отчёты об исполнении приказов.

Элетронная доставка более эффективна. В первую очередь ей подлежат нормативные акты. Электронный документ получает юридическую основу и считается полноценным, если он заверен соответствующей подписью.

Читайте также